La tarea de ordenar nuestros documentos es bastante pesada y, casi siempre, la vamos dejando de un día para otro. Además somos bastante reticentes a tirar ciertos papeles. Tanto papeleo a veces no sirve para nada, y otras, sin embargo resulta imprescindible. ¿Sabe cuáles debe guardar y durante cuánto tiempo?
El plazo de conservación de un documento dependerá del periodo durante el cual puede reclamar una obligación contractual, por ejemplo una deuda; o lo contrario, que se la puedan reclamar a usted. Es decir, que dependerá de si el documento sirve aún para hacer valer un derecho por no haber prescrito el plazo legal para reclamarlo o, simplemente, para probar un hecho.
Es recomendable que conserve la documentación ordenada y clasificada por temas. Si hace una copia en papel o escaneada, conserve siempre los originales.
A la hora de tirar, si tiene razones de peso para guardar algún documento en particular, siga su instinto y hágalo. Por supuesto, si el documento es una prueba de reclamación pendiente, consérvelo hasta que finalice.Aquí le ofrecemos unos consejos útiles para administrar mejor los documentos.
Automóvil - Factura de compra del automóvil y justificantes de pago: Hasta que termine de pagar el coche, y mientras sea su propietario - Contrato de venta del coche usado: Hasta que constate que ha cambiado la titularidad del vehículo en el Registro de la Dirección General de Tráfico (DGT) y como mínimo 6 meses desde la fecha de venta. - Permiso de circulación y Tarjeta de Inspección Técnica (ITV): Mientras sea propietario del vehículo, y en caso de venta, conserve una copia hasta el cambio de titularidad en el Registro de vehículos de la DGT. - Contrato del seguro, justificante de pago y la Carta verde: Hasta 2 años después de que deje de estar en vigor o se resuelvan las reclamaciones pendientes para los seguros de daños, y 5 años en el caso de los seguros personales. - Justificante del pago del Impuesto de Circulación: Tiene una trascendencia tributaria adicional. Consérvelos, al menos 4 años desde el final del plazo voluntario de la presentación de la declaración de la renta. - Facturas de las sucesivas reparaciones y operaciones de mantenimiento: Como mínimo 3 meses, ya que es el plazo de garantía de la operación.
Familia Los documentos de identificación de la familia hay que conservarlos toda la vida. En estos papeles se incluyen el DNI (que hay que guardar al menos durante su vigencia y hasta que lo haya presentado para renovarlo, el pasaporte, el libro de familia, la sentencia de separación o divorcio y convenio regulador, escrituras de donación y capitulaciones matrimoniales, declaración de herederos y último testamento, sentencias de adopción, escritura pública o certificado de inscripción en el Registro de parejas de hecho, actas notariales, prueba del pago de rentas alimentarias, carné del grupo sanguíneo y la historia médica completa: radiografías, análisis de sangre, cartilla de vacunación, etc.
Vivienda - Documentos relativos a la construcción de la vivienda: Mientras mantenga la titularidad, y al menos, durante los respectivos plazos de garantía de 10, 3 ó 1 año, según el defecto afecte a elementos constructivos, de habitabilidad o terminación y acabado de obra. Y dos años más en cada caso por la prescripción de la acción. - Contrato de alquiler, inventario, estado de la vivienda en el momento de la entrada, prueba de pago de la fianza, copia de las cartas enviadas fehacientemente, así como de los justificantes de la recepción: 15 años desde la finalización del contrato - Facturas y pruebas de pago de gas, electricidad, agua, teléfono móvil o fijo, televisión de pago: 5 años - Justificantes del pago de la renta: 15 años - Escritura de compra de un inmueble o de un terreno: Toda la vida o al menos hasta los 6 meses posteriores a su transmisión - Presupuestos y hojas de encargo de pequeños trabajos: Durante el plazo de vigencia previsto en el documento, que suele ser de 2 meses - Facturas pagadas por los trabajos realizados en casa: Durante 15 años - Documentos de gestión de la comunidad: acuerdos con la junta de propietarios, de las asambleas, correspondencia con el administrador: 3 meses o bien 1 año, si el cuerdo fuera contrario a la ley o a los estatutos - Contrato de préstamo hipotecario y prueba de pago: 21 años a partir de la fecha en que haya finalizado el pago
Seguros - Contratos de seguros no de vida (multirriesgo de hogar, responsabilidad civil familiar, profesional, etc.) y prueba de pago de las primas: 15 años desde la póliza en el caso de los seguros de responsabilidad civil familiar y profesional, y 2 años para el resto. - Póliza de seguro de vida, del seguro de decesos y prueba de pago de las primas: Toda la vida. Es bueno que el beneficiario sepa que existen, aunque hay un registro. - Póliza del seguro de coche: 5 años desde la expiración de la póliza. - Carta de resolución del contrato del seguro: 5 años. Conserve la copia de la notificación y del acuse de recibo. - Dossier de siniestros: La prueba de pago de la indemnización, 4 años por su importancia tributaria, y los informes de valoraciones de secuelas médicas, toda la vida. - Relación del estado de cuentas de seguros de grupo: Hasta le recepción de la relación siguiente.
Trabajo y Seguridad Social - Títulos y diplomas: Toda la vida. - Contrato de trabajo: Toda la vida. - Carta de dimisión o despido: Hasta la obtención de la prestación por desempleo o la verificación de los hechos en el certificado de vida laboral. - Prueba de solicitud y resolución de la concesión de la pensión: Hasta que se resuelva la prestación solicitada. - Prueba de pago de subsidio de desempleo o de indemnizaciones por accidentes de trabajo, certificado de retenciones: tiene importancia tributaria, por lo menos hay que conservarlo durante 4 años - Certificado o informe de vida laboral: Hasta la remisión del siguiente - Nóminas: Toda la vida, o como mínimo, 1 año para eventuales reclamaciones a la empresa relacionadas con la cuantía - Tarjeta de afiliación a la Seguridad Social: Toda la vida - Carné de afiliación a la Seguridad Social: toda la vida.
Bancos - Extractos de cuentas: hasta comprobar que son correctos. Si algún extracto en particular refleja un pago importante (impuestos o compra de alguna propiedad, etc.), consérvelo con los documentos relacionados con la transacción. - Comprobantes de cajeros automáticos y de tarjetas de crédito y débito: Hasta verificar la exactitud del cargo que aparece en su extracto de cuenta mensual. Si un justificante de pago con tarjeta refleja un pago importante o del que deriva el ejercicio de un derecho, es aconsejable que lo archive con los documentos relacionados con esa transacción. - Contratos de crédito y pruebas de desembolso: 15 años después de la última mensualidad. - Comprobantes de inversiones (compra y venta de acciones, bonos, etc.): Mientras sea titular de la inversión.
Hacienda - Copia de la declaración de la renta, justificantes de los gastos deducidos fiscalmente, justificante de los documentos de los ingresos (rentas del trabajo profesionales, de inmuebles, del capital mobiliario…) y la prueba de percepción de rentas no sujetas a impuestos (ganancias en la loto, donaciones…): Cuando se realizan deducciones por vivienda o amortizaciones de inmuebles, conviene guardar las declaraciones más tiempo, incluso de por vida.
- Justificantes y pruebas de pago de todos los impuestos (estatales, autonómicos o locales) y de las tasas: 4 años desde que finaliza el plazo voluntario de pago, y 6 meses más en el caso del pago fraccionado del impuesto.