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Cómo organizar un viaje en grupo perfecto a través de WhatsApp

Seguro que tienes un chat de grupo con tus amigos en el que habláis y organizáis vuestras próximas escapadas, pero ¿realmente conoces todas las funcionalidades que os pueden ayudar?

Actualizado 18 de octubre de 2023 - 18:22 CEST18 oct 2023 - 18:22 CEST

Nos gusta viajar con amigos. Así, como premisa. De hecho, según los expertos, este tipo de viajes aporta numerosas cosas positivas: afianza las relaciones y los lazos que tenemos con ellos, nos dan un mayor nivel de confianza y cercanía y, sobre todo, nos proporcionan recuerdos imborrables que serán un punto en común el resto de nuestras vidas y nos hacen vivir experiencias con mucha más emoción e intensidad que cuando lo hacemos en solitario.

Hasta aquí todo es perfecto, pero no nos engañemos, a la hora de planificar un viaje en grupo, cómo hacerlo o cómo nos comunicarnos puede llegar a ser un gran desafío. La plataforma de viajes Skyscanner (skyscanner.es) se ha asociado con la de mensajería WhatsApp, para ayudarnos a descubrir cómo esta herramienta puede ayudarnos a la hora de planificar un viaje y cuáles son las funcionalidades que nos pueden servir de ayuda para no desesperar durante la organización.

Las benditas encuestas. Lo primero es decidir dónde vamos. Ya ese punto puede desembocar en diversidad de opiniones y cientos de mensajes que, al final, terminamos por no leer porque nos saturan. Las encuestas con múltiples opciones u opciones limitadas de WhatsApp pueden ayudarnos a organizar una votación en la que habrá que aceptar el destino más votado entre los miembros del grupo.
Fija el grupo de WhatsApp en la parte superior. Puedes hacerlo hasta con 3 chats diferentes, esto hará que si estás organizando el viaje, el chat te aparezca siempre en las tres primeras posiciones, evitando que tengas que buscarlo cada vez que necesites recurrir a él.
Crea enlaces de llamadas para poder hablar entre vosotros. Es una de las nuevas funcionalidades incorporadas a WhatsApp, algo similar a lo que hacen Zoom o Google Meet. Ya ha sido implementada y de esta manera podréis uniros a llamadas programadas para hablar cuando lo necesitéis. Para crear el enlace (además de tener actualizada la aplicación) solo hay que dirigirse a la sección llamadas y seleccionar la opción “crear enlaces de llamadas”, hacer clic en copiar enlace y compartirlo en vuestro grupo. Así podréis hablar para ultimar lo que sea necesario.
Envía información confidencial con la función visualización única. Si, por ejemplo, necesitas que alguien del grupo te envíe dinero, o los datos de tu tarjeta de crédito o un documento de identidad… puedes hacerlo con la herramienta de visualización única, que una vez vista la imagen, desaparece al instante y ni siquiera permite hacer capturas de pantalla.
Controla los administradores del grupo. Quien se esté encargando de la mayor parte de la organización puede ser el administrador único, y si se hace entre varios, añadir varios administradores de manera que controléis quién o quiénes acceden al grupo del viaje.
Usa el bloqueo de chat para mayor privacidad. Si es un viaje sorpresa o por cualquier otro motivo no quieres que se vea, puedes utilizar esta funcionalidad para asegurarte de que el chat de grupo esté oculto.
Utiliza el grupo para compartir itinerarios, enlaces a los destinos que queréis visitar, información de reportajes que os ayuden a planificar la ruta. Luego los tendréis fácilmente accesibles cuando los necesitéis durante el viaje. Además, si alguien del grupo se queda sin batería en algún momento, el resto de compañeros tendrán la documentación necesaria sin sustos de última hora.

Si ya tenéis claras las herramientas de WhatsApp que os pueden ayudar a organizar un viaje, os damos algunos consejos útiles a la hora de viajar en grupo:

Haz todas las reservas a la vez, no cada uno por su cuenta. Tanto los billetes de avión como el hotel, especialmente si os apetece compartir la experiencia completa todos juntos. Si cada uno hacéis las reservas por vuestra cuenta os arriesgáis a volar en vuelos distintos o alojaros en hoteles diferentes.
Sé flexible. No es lo mismo viajar solo, donde uno decide dónde, cuándo y cómo, que hacerlo en grupo, donde hay que tratar de ser flexible con nuestras preferencias. No es el momento de imponer nuestros gustos.
Utilizad aplicaciones para controlar, compartir y dividir los gastos del viaje de forma ecuánime. Existen muchas para móviles que además os ayudarán a controlar el presupuesto, evitar posibles desviaciones. Entre las mejores:
- Spiltwise: es gratuita y te dividir los gastos con amigos. Con un correo electrónico o un número de teléfono creas el grupo y comienzas a agregar lo que gastas. Al final del viaje equilibraréis los gastos de forma sencilla.
- TravelSpend: otra aplicación gratuita que permite presupuestar y registrar gastos en distintas monedas y la aplicación convierte el gasto automáticamente a tu moneda local. También ayuda a presupuestar y compartir gastos de viaje o a controlar qué ha pagado cada uno y quién debe a quién.
- Tricount: Otra aplicación perfecta para controlar los gastos de los viajes en grupos. Con ella, todo el mundo puede añadir gastos, recibir notificaciones cuando un miembro del grupo añada un gasto, permite compartir los gastos de manera desigual (porque no siempre todos tienen que pagar lo mismo), funciona con distintos tipos de divisas y permite crear distintas categorías de gastos. Tricount es una aplicación gratuita que permite una suscripción anual premium con acceso a todas las funcionalidades y sin anuncios.