Paso a paso para organizar una boda grande que sea un éxito

Una guía fácil para que tu enlace sea inolvidable con recomendaciones y pautas de expertos

Actualizado 29 de julio de 2022 - 10:32 CEST29 jul 2022 - 10:32 CEST

Celebrar por todo lo alto. Cuando los novios llevan años pensando en su enlace o simplemente cuando las circunstancias lo permiten, muchas parejas se ponen manos a la obra para festejar su gran día con sus seres queridos. Aunque las bodas de destino y las ceremonias íntimas son un formato que crece en España, los enlaces grandes siguen teniendo una amplia demanda. Este tipo de celebraciones, con más de 250 invitados, comparten similitudes con otro tipo de bodas, pero difieren en algunos aspectos, pues la logística debe ser diferente. En estos casos la previsión es clave para la organización correcta y para que no se le escape nada a quienes se decantan por estas 'celebraciones a lo grande', hemos elaborado una guía rápida con los ocho pasos imprescindibles.

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1. Espacio amplio

El primer punto de este paso a paso comienza, como no podía ser de otra manera, con la selección de la fecha y el espacio. Quizá los novios tengan en su mente un día que les haga ilusión o tal vez el lugar que más les apetece será el que determine la fecha. Sea cual sea la circunstacia un detalle va de la mano del otro y deben concretarse al mismo tiempo, especialmente si se trata de un enlace religioso, pues será necesario coordinar la iglesia con la finca de la celebración y atender diferentes detalles. "Me pareció curioso que el mismo espacio y el mismo menú pueden costarte hasta la mitad de precio dependiendo del día de la semana y la época del año en la que decidas celebrar tu boda. La gran mayoría de las fincas cambian el precio del alquiler e incluso del cubierto según la demanda, siendo lo más caro los sábados entre mayo y julio y lo más barato los domingos entre enero y marzo, algo que tiene lógica pero en lo que mucha gente no cae hasta que no empieza a pedir presupuestos", reconocía Paula Callejo, redactora de nuestra revista y entonces prometida, en uno de nuestros artículos. En las bodas grandes, además, conviene asegurarse de la capacidad de los lugares que vamos a utilizar y, si es necesario un plan B por si el tiempo atmosférico condiciona el día (lluvia, calor extremo o incluso nieve), tendrá que existir un salón de gran aforo para que quepan todos los invitados o, en su defecto, contar en el presupuesto con la instalación de una carpa.

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2. Contacto con invitados

Cuando hablamos de una celebración con un gran número de invitados confirmados, se hace vital recurrir a las ventajas de la tecnología para recoger toda la información necesaria de dichos convidados. Diseñar una web, crear cuestionarios, recopilar contactos o elaborar una lista de difusión pueden ser claves para mantener a todos informados de las novedades y conseguir más rápidamente todos los detalles necesarios de ellos. No te olvides tener en cuenta las necesidades alimenticias de cada invitado para el menú y de que, por ejemplo, si cuentas con servicio de autobús, tendrás que confirmar cuántas personas lo utilizarán.

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3. Menú estudiado

Nos contaba Emilio Rotondo, CEO de Aldovea Catering & Eventos, que para conseguir el menú perfecto hay que atender varios factores y decidirlo con tiempo (es de las primeras cuestiones que deben cerrarse). "Influye la época del año, ya que por un lado tenemos la temporalidad de algunos alimentos -sobre todo, verduras- y, por otro lado, tenemos la temperatura ambiente, que hace que en verano sea más recomendable empezar con un plato frío, y en invierno con uno caliente", apuntaba. En un enlace con un gran número de invitados es muy importante gestionar los tiempos (no hacer esperar a unos más que a otros), contar con platos universales (vanguardistas, pero que renueven recetas de siempre) y tener en cuenta que es necesaria mucha cantidad para satisfacer a tantas personas.

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4. Equipo de fotografía y vídeo

La boda tiene lugar en un único día, lo que supone que, de alguna manera, los novios y sus invitados quieran inmortalizar la jornada. Ello ha provocado que fotógrafos y videógrafos sean una parte esencial en este tipo de celebraciones y tras la pandemia, bajo la filosofía de guardar cada instante con los seres queridos en el recuerdo, se han convertido en piezas aún más imprescindibles. Si años atrás se reservaba fecha con ellos siete meses antes de la boda, ahora es habitual que las parejas lo hagan hasta un año antes, para seleccionar los perfiles que verdaderamente les inspiran, aquellos que harán las fotografías y vídeos que mejor representan su estilo. A la hora de elegir a esos profesionales para una boda grande, con más de 250 invitados, mejor contar con dos cámaras durante el gran día, algo que además garantizará captar y grabar los preparativos de los novios (por separado) antes de llegar al altar.

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5. Entretenimiento

Entre los diez y siete meses previos a la boda toca comenzar a cerrar acuerdos con todos los proveedores dedicados al entretenimiento. Esto supone localizar al Dj que amenizará la barra libre, pero también a los grupos musicales que tocarán en directo tanto en la ceremonia como en el convite y otros detalles si quieren incluirse (sorpresas como magos, malabaristas, pistolas de aire e incluso atracciones). Por último y con la misma antelación, hay que elegir viaje de novios, la luna de miel que más se adapte a vuestro estilo.

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6. Estilismos de la pareja

Los novios se casan con la idea de que solo lo harán una vez en la vida y por eso ponen esmero y delicadeza en construir sus looks. Ellos deberán prestar atención al traje o chaqué que lucirán, decidiendo dónde adquirirlo y qué accesorios lo acompañarán, pero también con qué look de belleza completarán el conjunto. Ellas tendrán que elegir entre diseño a medida o de colección, asegurarse de qué zapatos, joyas o incluso tocados servirán de complemento y qué maquillaje y peinado les define mejor. Además de estas cuestiones, meses previos al enlace, la pareja puede recurrir a poner a punto su piel con tratamientos que se adecuen a sus necesidades.

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7. Decoración

Puede estar concertada con el propio espacio o el catering o correr por cuenta de los novios. La decoración es clave para esas ya clásicas fotografías bonitas y virales que triunfan en la red. Rincones repletos de flores, mesas espectaculares, iluminaciones rompedoras, seating plans cuidados al milímetro y detalles que cautivan a los asistentes son puntos que llenan de magia el gran día. Quizá, para este detalle, quieras contar con los servicios de un equipo de wedding planners o decoradores profesionales, que estudiarán todas las posibilidades, escucharán tus gustos y dejarán el espacio totalmente renovado.

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8. Invitaciones

El broche final a este básico paso a paso es el envío de las invitaciones (entre seis y cuatro meses antes del enlace en celebraciones tan numerosas), que previamente la pareja habrá definido con el estudio o imprenta que más encaje en sus gustos. Decidirse entre diseños tradicionales o creaciones modernas, entre enviarlas por correo o hacerlas digitales, son puntos importantes. Aunque las semanas previas al gran día serán muchas las cuestiones a las que prestar atención (detalles como la manicura de la novia, las alianzas, las arras o la definición de los testigos) las preocupaciones más tediosas del 'día B', aquellas que necesitan mayor margen de maniobra, estarán listas. Y los novios podrán respirar tranquilos.