11 pasos que toda experta sigue en la organización de una boda

Catering, invitaciones, presupuesto y otras cuestiones contadas por las 'wedding planners' para que el gran día salga como los novios quieren

Actualizado 4 de abril de 2022 - 19:30 CEST4 abr 2022 - 19:30 CEST

Son muchas las novias que recuerdan la organización de la boda como una experiencia bonita que merece la pena disfrutar porque reporta muchas alegrías. Sin embargo, es cierto que para quienes se casaron en 2020 supuso incontables quebraderos de cabeza, dadas las circunstancias extraordinarias. Algunas recién casadas como Valle reconocían que todo habría sido más sencillo con la ayuda de una wedding planner. Esta figura es la encargada de coordinar y controlar que todo salga perfecto durante el enlace. Que tanto la ceremonia como la celebración sean un éxito depende de planificar con tiempo cada paso y contar con los mejores proveedores con antelación. Por eso, hemos querido contar con las recomendaciones de varias expertas -como Fit for Weddings, Renata Enamorada, Bodas Rock and Love y Donna Weddings- para definir bien el cronograma y los pasos a tener en cuenta antes de dar ‘sí,quiero’.

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Primer paso: fecha y localización

Indica Vannesa Herencia, wedding planner en Renata Enamorada, que una vez dado el primer paso, que es escoger el tipo de boda que se quiere celebrar y el rito por el que se realizará, habría que centrarse en la fecha. Esta decisión debe tomarse 12 meses antes y tiene relación con el o los espacios en los que tendrá lugar el evento. “Los novios deben sentir en qué estación del año les gustaría disfrutar de su boda y en base a ella elegir una fecha aproximada. En muchas ocasiones la fecha viene definida por el lugar o a la inversa”, explica. En este primer paso coinciden en Bodas Rock and Love, que hablan de las posibles fechas en plural: “Recomendamos no ceñirse a una fecha en concreto para no limitar la elección de proveedores”.

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Es en este momento inicial cuando se debe estimar el presupuesto completo de la boda y decidir, como recomiendan desde Donna Weddings, si se contrata a un equipo de wedding planners. Habría que empezar, al mismo tiempo, con toda la burocracia de una celebración como esta. Y, además, hacer una búsqueda sobre los proveedores que más convencen a los novios. Angela Edo, de Fit for weddings, da el mejor consejo ante una situación como esta: “Es importante establecer unos límites y ser realistas para buscar los proveedores que más se adapten a las posibilidades de la pareja, jugar con las diferentes partidas y no salirse mucho de este para no llevarse sorpresas”.

Para dar con la localización en la que todos estén cómodos bastará con que los novios sean fieles a los detalles imprescindibles. “Deben seleccionar la finca o el restaurante que reúnan el mayor número de requisitos importantes para ellos. Algunas de las características que buscan nuestras parejas son, por ejemplo: espacio al aire libre, fácil acceso, alojamiento en la propia finca o cercano o exclusividad el día de su boda”, indican desde Bodas Rock and Love.

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¿Tienes apetito?

Otra gran partida a tener especialmente en cuenta es el catering, pues, avisan los expertos, el menú de la boda es fundamental para que todos los invitados recuerden la celebración como una buena experiencia. Debe contratarse en los primeros momentos, no dejar ir la decisión más allá de los 10 meses. Aunque en los últimos meses se han buscado planes B para muchas parejas, el ritmo habitual se está recuperando y casi no quedan huecos disponibles para 2022. Recomiendan desde Renata Enamorada que se contrate teniendo presente el estilo de la celebración y su formato y, del mismo modo, que se cuente con requisitos similares si se va a buscar un obrador de dulces externo. Y en Donna Weddings nos recuerdan las tendencias en torno a este tema: “Cada vez es más popular realizar un cóctel largo o aperitivo y reducir el menú tradicional a dos o tres platos”.

Diseñar el vestido de novia y el traje de novio

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Unos novios espectaculares

Pero quizá los elementos más simbólicos y memorables sean las alianzas, el vestido y todos los accesorios que lo acompañan, además del look que llevará el novio y los pajes y damitas. Entre 11 y siete meses antes es el margen que dan las expertas para hacerse con el diseño de la protagonista y unos seis meses de antelación, respecto al enlace, para el traje del futuro marido. Sin embargo, no es hasta tres meses antes cuando deben elegirse las alianzas, tal y como recalca Vanessa Herencia. En España, estamos de suerte, pues nuestro país cuenta con infinidad de casas dedicadas a la creación del estilismo nupcial y aún disponemos de sastres de prestigio para ellos. “Tenemos a nuestro alcance tiendas maravillosas en las que poder encontrar vestidos de novia de grandes firmas. Y si lo que buscan es un vestido único, el proceso de confección en un atelier es una experiencia inigualable”, defienden en Bodas Rock and Love.

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No te olvides de las flores

Es precisamente este equipo de wedding planners quienes recomiendan definir junto al florista la decoración floral de la boda entre cuatro y seis meses antes del gran día. Vanessa Herencia coincide con ellas, aunque aconseja dejar todo ello definido tres meses antes de la celebración. Para seleccionar al proveedor que se encargue de ello, conviene dejarse asesorar por otras novias y expertas, además de consultar las redes sociales, donde es posible encontrar una gran cantidad de información sobre la materia.

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Rincones con magia

En línea con las flores elegidas para la boda se encuentra el conjunto de la decoración, que mantendrá una línea estética similar a la de las flores, tanto en tonalidades como en estilo. Son numerosos los espacios que ofrecen instalaciones con opciones 'deco' ya contratadas, aunque los decoradores especializados en enlaces serán los profesionales que mejor resultado ofrezcan en estos casos, con soluciones y precios más competitivos en iluminación, vajillas, alquiler de mobiliario, etcétera.

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El look de belleza

Volviendo al estilismo de la novia, la peluquería y el maquillaje ponen la guinda al pastel que es el vestido del gran día. Sin embargo, hay quienes dejan la decisión del profesional encargado de ello para última hora. Lo explica el maquillador Eugenio Lavado (@eumoda en las redes sociales): “Ahora por las circunstancias que vivimos, ya que las novias están teniendo tantos cambios de fechas, lo normal es contratarnos un año antes. Incluso hay algunas ahora que lo hacen con dos años de antelación”. Una vez que se produce la contratación, la prueba previa al gran día debe tener lugar en una fecha cercana al ‘sí,quiero’, para que la piel y el cabello se encuentren en un estado similar al definitivo.

Para decidirse por un profesional u otro: “Normalmente las novias se dejan llevar por el profesional que ha maquillado antes a una amiga o a un familiar, pero hoy en día las redes sociales pueden ayudarle mucho a encontrar al maquillador ideal”. El mejor resultado, en palabras de Eugenio, llegará cuando la novia se haya preparado la piel con tratamientos de cabina, para limpiar, hidratar y ganar en luminosidad, unos seis meses previos.

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¿Fotógrafo y videógrafo?

Con la misma antelación, entre 12 y nueve meses antes, recomiendan desde Bodas Rock and Love contratar al fotógrafo y el videógrafo, encargados de preservar los recuerdos del enlace: "Ahora mismo no hay límites geográficos, puedes tener a los proveedores con los que sueñas a través de redes sociales para el gran día”. En el mismo sentido va el comentario de Donna Weddings, que apuesta por las redes sociales como el mejor escaparate: “La mayoría de los profesionales cuentan con cuentas estupendas donde muestran todo su trabajo”. Ello implica, también, que los más solicitados se vean obligados a limitar el número de clientes que admiten. En estos casos, cuánto más margen, mayor ventaja para los novios.

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Ponle ritmo

Sucede del mismo modo con los grupos y solistas, que en ocasiones son grandes olvidados. “Tanto el Dj como la música en directo han cobrado especial relevancia en las celebraciones de hoy en día. La buena música general de una sensación de ‘buenrollismo’ generalizado”, apuntan en Bodas Rock and Love, al mismo tiempo que recomiendan que se contrate entre los nueve y seis meses previos.

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Los otros protagonistas

Además de los novios, que celebran su amor, los otros grandes protagonistas son sus invitados, asistentes que van a ser partícipes de un día señalado en la vida de la pareja. Que ellos estén cómodos es el cometido de todo el equipo diseñado para la boda, pero previamente los prometidos deben dejar definidas algunas cuestiones. “Es fundamental crear el listado de invitados y establecer la distribución de mesas. Los invitados son un punto muy importante, tenerlo bien gestionado es clave, pues ayudará a ver el espacio que necesitas, el número de invitaciones requeridas, controlar la asistencia y buscar la mejor distribución, entre muchas otras cosas”, propone Ángela Edo, de Fit for weddings. Es ella quien avisa de que además de la celebración, hay otros factores clave para que puedan disfrutar: la gestión del transporte y el alojamiento de todos aquellos que lo necesiten. A la duda de cuándo hacer cada cosa, responden desde Renata Enamorada que la lista debe hacerse desde el primer momento y el cierre del transporte cuatro meses antes.

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Papelería bonita

Con algo más de tiempo, se debe causar una espectacular primera impresión a los invitados. “Toda boda empieza por una invitación. La papelería de la boda es la primera impresión que tendrán los invitados, por lo que es una parte del enlace que suelo mimar mucho, es importante cuidar el diseño, ya que define al completo el estilo de la celebración”, reconocen desde Donna Weddings. Cuanto antes se defina la identidad visual de la boda, mayor uniformidad entre todos los elementos estéticos. “Unos cinco meses antes la pareja debe definir la imagen gráfica de la boda y encargar el diseño y la impresión de las invitaciones”, aconseja Vanessa Herencia, de Renata Enamorada.

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¿Y la luna de miel?

Por último, pero no menos importante, no se debe dejar el viaje de novios para el último momento. Las expertas recomiendan que seis meses antes del gran día empiece a definirse, pues de esta forma la pareja se encontrará mejores destinos y precios. En 2021 conviene vigilar las localizaciones que se eligen, teniendo en cuenta las normativas imperantes en cada país, aunque se puede viajar a numerosos rincones del planeta, pero las agencias cuentan con pronósticos positivos de cara a 2022. Y eso son muy buenas noticias.

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