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Uno de los grandes dilemas de los novios que se plantean organizar una boda de grandes dimensiones es que, en la gran mayoría de casos, ninguno de los miembros de la pareja es un planificador de eventos profesional. Y una boda es uno de los eventos privados de mayor envergadura que podemos organizar. Es precisamente por este carácter amateur de las bodas que existe la figura de la wedding planner, e incluso la de la wedding planner de 'emergencia', la que se contrata a pocas semanas del día B, cuando ya está todo más o menos encaminado pero nos damos cuenta que necesitamos ayuda.
"Las tareas al final de la boda se multiplican siempre", nos explica Eva, event planner de Bodas Colorín Colorado, al preguntarle por el carácter 'urgente' de este tipo de organización, "hay muchos imprevistos que hacen que los novios cuenten con menos tiempo disponible del habitual; normalmente nos suelen llamar cuando se dan cuenta de que hacer realidad la foto de Pinterest es más complicado de lo que pensaban". Cuando la organización es amateur, además, se necesita muchísimo más tiempo para buscar información, citas y presupuestos "Saber a qué proveedores llamar, conseguir sus contactos o ir directos a los que encajan en su presupuesto, les costará más llamadas y mails".
Entre la montaña de dudas que surgen a la hora de organizar un evento de estas dimensiones, una que solemos pasar por alto porque confiamos plenamente en el poder de las matemáticas, es que el presupuesto nos cuadre cómo esperábamos: banquete + vestido + fotógrafo no siempre suman lo mismo, precisamente porque todos los grandes eventos tienen gastos 'escondidos' que a menudo no están a la vista de quienes organizan una boda por primera vez. "Los novios son conscientes de que una celebración de este tipo no es precisamente barata, y que tienen que elaborar un presupuesto para evitar sorpresas", explica Concha Molina, wedding planner y CEO de En Buenas Manos Bodas. "Pero a menudo se dan cuenta de que hay gastos con los que no habían contado".
El banquete suele llevarse el mayor pellizco, y este gasto es vox populi entre la inmensa mayoría de parejas: supone casi un setenta por ciento del presupuesto. "La pareja cuenta entre sus planes con este gasto, así como con el del vestido de la novia, el viaje de luna de miel, el fotógrafo, la música, los diferentes tipos de transporte, las invitaciones y los regalos para los invitados", puntualiza Concha. "Sin embargo, a medida que se adentran cada vez más en la planificación, van surgiendo otros gastos ineludibles, como las tasas del ayuntamiento o iglesia, el canon a pagar en algunos establecimientos cuando quieren optar por un fotógrafo diferente al que les ofrecen, los visados del viaje de novios, la limpieza de fundas de las sillas... por poner algunos ejemplos reales".
Estos gastos 'escondidos' suponen, aproximadamente, un ocho por ciento del gasto total de la boda. "Por ejemplo, las tasas de ayuntamiento pueden llegar a ser de 400 euros si los novios no están empadronados en él. Y el espacio de celebración puede demandarnos gastos extra, que van desde los 600 euros que cuesta tener un DJ toda la noche, a 500 euros por la utilización de un espacio para la ceremonia civil, o 30 euros por cada centro floral en las mesas".
A la hora de organizar un presupuesto, recomienda Concha, es importante reservar siempre una partida para imprevistos de, al menos, un diez por ciento del total del presupuesto. Asimismo, se pueden buscar alternativas más económicas para minimizar ese presupuesto. "Siempre hay gastos ineludibles, como tasas, visados y música; sin embargo, cuando los novios evalúan un espacio, deben comparar diferentes opciones antes de lanzarse a su contratación, y no centrarse sólo en el precio del banquete: deben sumar el resto de gastos y valorar si algún espacio les ofrece un precio cerrado, si los extras están incluidos, o si los precios de los mismos son razonables comparados con el precio del menú medio". En cuanto a la utilización del espacio o la decoración, "siempre pueden negociar en función de las horas que lo necesiten, o valorar si realmente es necesario el centro floral que les ofrecen. Podemos optar por un adorno más sencillo si se trata de una boda al aire libre donde la decoración floral va implícita en el ambiente".
En último consejo para meter la tijera de forma eficiente al presupuesto, y compensar los gastos ocultos, es optar por celebrar la boda en temporada baja, es decir, en el paréntesis que va desde que finalizan las últimas bodas de otoño en el mes de noviembre, hasta mayo, el mes donde vuelve a prender la chispa del boom nupcial. "Eso, o bien casarse en domingo: el ahorro de costes supone casi un treinta por ciento con respecto a una boda que se celebra un sábado noche de julio o septiembre".
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