Sí, estos 'ladrones de tiempo' restan productividad a tu trabajo

Mucho se ha hablado de la cultura del presencialismo en los puestos de trabajo en España. Pasamos muchas horas en nuestro entorno laboral, lo que no siempre se refleja en una mayor productividad. Según datos de 2016, la OCDE (Organización para la Cooperación y el Desarrollo Europeo) ya aseguraba que de media, los trabajadores españoles pasaban unas 1.701 horas al año en su puesto laboral, es decir, unas 36,5 horas semanales de media. Esta cifra se mantuvo en 2018 y nos coloca entre el grupo de países donde más tiempo se dedica al trabajo. Sí, aunque pueda sorprendernos, más horas que, por ejemplo, en Reino Unido, Francia, Suecia, Holanda, Noruega, Dinamarca o Alemania.

El problema viene cuando se comprueba también que el rendimiento y la productividad son menores. No hay una correlación entre ambos factores. Pero, ¿qué es lo que nos hace perder el tiempo en el trabajo? ¿Por qué nos distraemos tanto? Algunos estudios han cuantificado que el tiempo perdido en el trabajo llega a suponer un 30% del total de la jornada laboral.  “Las distracciones o ladrones del tiempo reducen la productividad mucho más de lo que creemos debido al esfuerzo que después supone recuperar la concentración en lo que se estaba haciendo”, señala  Joan Pons, CEO de EffiWork.

Algo que también nos sucede en casa, donde muchas personas siguen trabajando a día de hoy debido a la situación de pandemia. “A pesar de que el teletrabajo ha aumentado y con él se han reducido los momentos y actividades particulares que robaban el tiempo a los empleados en la oficina, también en casa hay otros “ladrones del tiempo” que siguen amenazando la productividad del empleado. El móvil, navegar por Internet, conversaciones telefónicas o teleconferencias interminables pueden alargar nuestra jornada laboral y reducir nuestra efectividad”.

Hay, eso sí, solución. Lo importante es que seamos cada vez más conscientes de cómo y en qué empleamos nuestro tiempo cada día. Lo primero es analizar nuestras jornadas laborales y eliminar lo superfluo, lo que no nos aporta y, sin embargo, requiere tiempo y esfuerzo.  La clave de la eficiencia es ser conscientes de cómo distribuimos nuestras horas de trabajo y cuál es el resultado al final de la jornada, de la semana…  Si valoramos esos indicadores, nos será más sencillo evaluar nuestro desempeño y a partir de ahí, analizar y reaccionar para ser más productivos y obtener, en consecuencia, mayor rendimiento.  

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1. Pegada al móvil

Podríamos decir, sin miedo a equivocarnos, que se han convertido en una especie de extensión de nuestras manos. Tienen su parte buena, no se puede negar la evidencia:  los smartphones ofrecen cada vez más posibilidades y potencian nuestras redes de conexión con numerosas personas. Pero requieren casi de constante dedicación. No puedes estar mucho tiempo sin mirarlo. Se dice que el móvil constituye el 50% de las distracciones de un empleado en su jornada laboral. Por eso, una buena alternativa es silenciarlo y alejarlo durante la jornada laboral si tenemos como objetivo mejorar nuestro rendimiento y concentración. Y es buena idea limitar las consultas en el móvil durante las pausas del trabajo.

2. Multitarea, ¿bueno o malo?

Cada vez más tendemos a ser multifuncionales. Empezamos una tarea, sin acabar empezamos otra, y así en un bucle sin fin. Esto dificulta la actividad a tu cerebro y es poco operativo. Y es que no puedes olvidar que al tratar de hacer varias cosas a la vez, siempre se corre el riesgo de olvidar una de ellas y dejarla incompleta. ¿La clave? Poner nuestra concentración en una tarea importante y mantenernos enfocados hasta terminarla antes de comenzar otro cometido. También es importante marcar un horario, asignando el tiempo necesario a cada tarea y tenerlo presente cuando planifiquemos nuestra jornada.

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3. Siempre navegando

Internet nos ha mejorado la vida. Nos la hace más fácil. Podemos informarnos, hacer compras, ver series, buscar la mejor oferta para volar o alojarnos, explorar nuevas actividades de ocio y horarios, hacer reservas o gestiones bancarias… Todo a golpe de click… algo que nos quita tiempo y puede reducir nuestra productividad.

4. ¿Haces muchos 'breaks'?

Hay paradas para desayunar, estirar las piernas, tomar café, fumar… Este tipo de interrupciones acaban pasando factura cuando dejan de ser las necesarias y se convierten en rutinarias y frecuentes. Y es que piénsalo por un momento: si al cabo de la jornada laboral sumas los minutos que empleas en esta clase de pausas, hay casos en los que pasan de una hora y media.

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5. Chequear demasiado el mail

Para muchos forma parte de su trabajo, pero lo cierto es que tener que revisar el mail quita mucho tiempo. Las nuevas prácticas aconsejan cerrarlo tras una primera lectura matinal, ya que dejarlo abierto atraerá constantemente nuestra atención con las alertas y los avisos y nos atraparán revisando uno tras otro. No siempre es posible, lo sabemos…

6. Reuniones y videollamadas

No siempre las reuniones son necesarias o suficientemente productivas. Una reunión conlleva una inversión de tiempo y esfuerzo para varias personas. Tienes que aparcar lo que estabas haciendo y a eso hay que añadir lo que tardarán después en volver a concentrarse en su tarea. Para que una reunión sea eficaz, en la convocatoria deben figurar los objetivos y la finalidad del encuentro, los puntos o temas a discutir y la duración estimada de la misma. También es aconsejable reservar las reuniones para discutir los temas relevantes y evitarlas para los más sencillos.

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7. Redes sociales e interrupciones de compañeros

Las redes sociales deben estar silenciadas mientras trabajas. Nada de mirar publicaciones de amigos o conocidos, a no ser que lo necesites por una cuestión laboral. Su capacidad de atracción es poderosa y, una vez dentro, se pierde la noción del tiempo. Si a esto le añadimos las interrupciones de compañeros que vamos recibiendo a lo largo de la jornada en los chats en forma de preguntas, dudas, consultas o favores, el tiempo total “perdido” es considerable. Una solución es decirles a los demás que estamos inmersos y concentrados en una tarea y que no queremos distracciones durante un rato.

8. Objetivo: aprender a decir “no”

Hay personas que aceptan todas las tareas sin rechistar y sin plantearse si son capaces o no de llevarlas a cabo. Cuando se asumen trabajos ajenos al objetivo final, se está poniendo en riesgo esa misma meta establecida. Toca trabajar un objetivo que no siempre es sencillo: aprender a rechazar cosas, siempre con una justificación. Es un sano hábito que evitará cargar en exceso la agenda laboral y ayudará a mantener los límites para salvar el trabajo previsto.

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9. Organización Vs desorganización

La organización es importante. Hay que planificar las tareas, lo que ayuda al empleado a tener todo bajo control y terminado a tiempo, a solucionar imprevistos y a afrontar los nuevos proyectos que vayan llegando. Cuando somos desorganizados, somos menos eficaces y productivos en el trabajo. Los expertos aconsejan iniciar la jornada laboral organizando y planificando las tareas pendientes, agruparlas según sus características y dejando espacio también a unas pequeñas pausas de descanso saludable. Todo ello teniendo en cuenta que nuestra energía vital y mental durante cada jornada laboral es limitada. Por eso, a medida que avanza el día, nuestra capacidad de toma de decisiones y nuestra productividad disminuyen y aumenta el riesgo de que podamos cometer errores involuntarios. Debido a esto, lo ideal es afrontar las tareas más complejas a primera hora de la mañana cuando nuestra mente está fresca, descansada y al 100% de su capacidad cognitiva.

10. Deja de procrastinar

‘Eso lo hago luego’, ‘mejor me pongo más tarde’…. La procrastinación es una inmensa fuente de insatisfacción y frustración. Además, suele provocar que el producto final sea incompleto o, como poco, mejorable, ya que la falta de tiempo habrá impedido perfeccionarlo. El momento adecuado no llegará nunca, por lo que intenta no dejar las cosas para después.

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